Susret je započeo 8. srpnja večernjim euharistijskim slavljem u riječkoj katedrali koje je predvodio riječki nadbiskup Mate Uzinić. U homiliji nadbiskup je ravnateljima istaknuo tri stvari: ljubav, povjerenje i poziv na budnost te naglasio kako su to odlike koje katoličke škole preko svojih djelatnika trebaju njegovati. Nakon euharistijskog slavlja, ravnatelji su u društvu nadbiskupa razgledali Riznicu riječke Katedrale i župnu crkvu Uznesenja BDM. Večer su završili turističkim obilaskom grada Rijeke.

Idućega dana, 9. srpnja program je započeo euharistijskim slavljem u kapelici ”Kraljice apostola” Bogoslovnog Sjemeništa ”Ivan Pavao II.” gdje su ravnatelji bili smješteni. Potom je predstojnik Nacionalnog ureda HBK za katoličke škole u RH, Ivica Žuljević u prostorima Katoličke osnovne škole „Josip Pavlišić“ predstavio dnevni red radnog prijepodneva, zahvalio svima za dolazak, osobito ravnateljici Jasni Buketa koja je organizirala trodnevni susret sa svojim suradnicima. Pozvao je na čuvanje i jačanje identiteta katoličkih škola, s ciljem da škole po svojoj odgojnoj i kršćanskoj dimenziji budu prepoznatljive u društvu.

Potom je Mario Gerić, nadbiskupijski vikar za pastoral, u kratkim crtama ravnateljima predstavio papinu Bulu proglašenja jubilarne godine 2025. pod nazivom ”Spes non confundit” (Nada ne razočarava), Poručio je kako Papa poziva vjernike da kroz Svetu godinu promišljaju o toj bogoslovskoj kreposti, koja je jedna od lijekova koja se danas čovjeku i čovječanstvu može ponuditi. U poslanici Rimljanima nada je iščekivanje ispunjenja onoga u što vjerujemo – obećanje spasenja u Bogu. Nada se hrani ljubavlju, ističe se u buli, odnosno iskustvom da nas Bog ljubi. Garancija autentične nade je Božja ljubav koja po Duhu Svetom ispunja srca vjernika. Mi kršćani pozvani smo biti znak nade u svijetu, pomoći prijeći iz ovog svijeta straha u nadu, u smisao, istaknuo je Gerić.

Nakon predavanja nastavljen je radni dio sjednice u kojem je Tomislav Buntak, tajnik Nacionalnog ureda u kratkim crtama podsjetio na događanja tijekom nastavne i školske godine 2023./2024. Također je prisutne upoznao s projektima Nacionalnog ureda te su dogovoreni termini zajedničkih događanja u novoj školskoj godini 2024./2025. i određene su škole koje će tijekom naveden školske godine biti domaćini pojedinih skupova i smotri. Predloženo je da ravnatelji katoličkih škola u Godini jubileja hodočaste u Rim te da posjete osnovne i srednje škole u Italiji i izmjene iskustva. U popodnevnim satima ravnatelji su obišli franjevački samostan na otočiću Košljun, gdje ih je srdačno primio fra Mate Polonijo te ih upoznao s poviješću i znamenitostima samostana i crkve i muzeja.

Posljednjeg dana, 10. srpnja ravnatelji su nakon euharistijskog slavlja u prijepodnevnim satima posjetili marijansko Trsatsko svetište gdje ih je primio gvardijan fra Krunoslav Kocijan, ispričao povijest svetišta i prove kroz bogatu Riznicu samostana.  Susret ravnatelja završio je zajedničkim objedom u blagovaonici Bogoslovnog sjemeništa Ivan Pavao II.