Papa će biti prisutan tijekom cijelog trajanja Susreta na kojem sudjeluje ukupno 114 predsjednika biskupskih konferencija: 36 iz Afrike, 24 iz Sjeverne i Južne Amerike, 18 iz Azije, 32 iz Europe, 4 iz Oceanije. Na sastanku na vrhu u Vatikanu sudjeluje  i predsjednik Hrvatske biskupske konferencije zadarski nadbiskup Želimir Puljić. Osim predsjednika biskupskih konferencija na Susretu sudjeluje i 14 poglavara Istočnih katoličkih Crkava, 15 ordinarija koji ne pripadaju biskupskoj konferenciji, 12 vrhovnih poglavara muških redovničkih zajednica, 10 vrhovnih poglavarica ženskih redovničkih zajednica, 10 prefektâ vatikanskih dikasterijâ, 4 člana Rimske kurije, 5 članova Vijeća kardinalâ, 5 organizatora, moderatora i govornika. Na susretu dakle sudjeluje ukupno 190 sudionika. Moderator skupa je o. Federico Lombardi, SJ.

Ovaj sastanaka na vrhu najavio je Papa na sastanku Vijeća kardinala 12. rujna. Papa je krajem studenog imenovao Organizacijski odbor koji čine kardinal Blase Cupich, kardinal Oswald Gracias, nadbiskup Charles Scicluna, otac Hans Zollner SJ, u suradnji s Gabriellom Gambino i Lindom Ghisoni iz Dikasterija za laike, obitelj i život.

Susret se sastoji od molitve i slušanja; izlaganja i pitanja; rada u skupinama te Papinog zaključka. Svaki radni dan započinje i završava molitvom. U subotu 23. veljače poslijepodne održat će se pokorničko bogoslužje a u nedjelju 24. veljače završno euharistijsko slavlje tijekom kojeg će Papa zaključiti skup. Na Susretu će biti održano ukupno devet izlaganja, po tri svakoga dana.
Predviđen je i rad u skupinama dva puta dnevno, ujutro i poslijepodne.

Papa Franjo će govoriti na početku te, ako to bude htio, i na kraju svakog dana. U nedjelju ujutro održat će zaključni govor.

Logo sastanka na vrhu “Zaštita maloljetnika u Crkvi”

Glavne teme trodnevno Susreta su slijedeće: odgovornost, posvješćivanje zajedničke odgovornosti, transparentnost (Responsibility, Accountability, Transparency). Svaka od ovih tema bit će razrađena u po tri izlaganja. Svako će od izlaganja biti usredotočeno na temu koja se odnosi na: osobu biskupa i njegove odgovornosti; odnos biskupa s drugim biskupima; odnos biskupa s narodom Božjim i društvom. Predavače se biralo tako da budu predstavljeni različiti kontinenti, kulture i situacije u Crkvi. Izlaganja će održati: kard. Luis Antonio Tagle, mons. Charles Jude Scicluna, kard. Rubén Salazar Gómez, kard. Oswald Gracias, kard. Blase Joseph Cupich, dr. Linda Ghison, s. Veronica Openibo, kard. Reinhard Marx te dr. Valentina Alazraki. Na kraju svakog izlaganja bit će kratko vrijeme za pitanja i odgovore. Zatim će se sudionici sastati u svojim jezičnim skupinama kako bi razgovarali o izlaganju. Svaka grupa će formulirati kratak sažetak svoje rasprave koji će biti predstavljen u popodnevnim satima na zajedničkoj skupštini.

Polazeći od svijesti da je patnja nužna polazna točka za bilo kakvu ozbiljnu zauzetost u borbi protiv seksualnog zlostavljanja tijekom Susreta sudionici će imati priliku čuti i svjedočanstva onih koji su pretrpjeli seksualna zlostavljanja kao maloljetnici.
Prva dva dana Susreta bit će predstavljena po dva svjedočenja žrtava / preživjelih: na početku sastanka će biti prikazan video koji sadrži svjedočenja žrtava / preživjelih; a tijekom večernje molitve, jedna žrtva / preživjela osoba će iznijeti svoje svjedočanstvo. Susret usto namjerava promicati svijest da je potrebna stalna potreba za slušanjem žrtava.
Osim toga, od predsjednika biskupskih konferencija se zatražilo da se u pripremi za Susret susretnu sa žrtvama / preživjelima i saslušaju njihovo svjedočanstvo kako bi postali svjesni ozbiljnosti problema koji postoji na njihovim teritorijima.

Završni dokument nije predviđen. Zaključak, u kontekstu sastanka na vrhu, bit će govor Svetoga Oca nakon završnog euharistijskog slavlja u nedjelju ujutro.

Papa je svoju namjeru da sazove ovaj susret objasnio  na povratnom letu iz Paname. Time, kako je rekao, želi pomoći biskupima da jasno razumiju što moraju učiniti. U tom je smislu govorio o “katehezi”. Ova „kateheza“ započet će od predsjednika biskupskih konferencija. Papa ponajprije želi da postanu svjesni tragedije, patnje žrtava te da shvate što trebaju učiniti: kakvi su postupci, koje zadaće treba izvršiti na različitim razinama (dijecezanski biskup, nadbiskup, biskupska konferencija, vatikanski dikasteriji). To će dovesti do međusobnog posvješćivanja odgovornosti i zadataka koje svaki pojedini biskup ima u odnosu na druge biskupe u Crkvi i društvu.

To podrazumijeva „transparentnost“ u pogledu zadataka, postupaka i načina na koji se oni postižu. Na taj se način može obnoviti vjerodostojnost Crkve i sposobnost ljudi da vjeruju Crkvi, objasnio je Sveti Otac.