Na Sinodi sudjeluju trojica hrvatskih biskupa: zagrebački nadbiskup metropolit Dražen Kutleša, kojega je članom Sinode imenovao papa Franjo, zatim predstavnik Hrvatske biskupske konferencije đakovačko-osječki pomoćni biskup Ivan Ćurić i predstavnik Biskupske konferencije Bosne i Hercegovine mostarsko-duvanjski biskup i trebinjsko-mrkanski apostolski upravitelj Petar Palić.

Budući da banjolučki pomoćni biskup Marko Semren, kojega su biskupi BK BiH na svom 86. redovnom zasjedanju, održanom 21. i 22. ožujka 2023. u Mostaru, izabrali za svoga delegata, nije mogao sudjelovati na Sinodi zbog zdravstvenih razloga, u Vatikan je na zasjedanje stigao biskup Petar Palić kojega su biskupi na spomenutom zasjedanju izabrali za zamjenika, što je potvrdio i Sveti Otac.

Više od 360 članova Sinode s pravom glasa raspravlja o brojnim temama o budućnosti Crkve na temelju radnog dokumenta („Instrumentum laboris“) koji je prethodno sastavljen iz globalnog sinodskog procesa.

Sinodska savjetovanja, koja su otvorena u srijedu 4. listopada, u velikoj vatikanskoj dvorani za audijencije, Dvorani Pavla VI., koja je pretvorena u sinodsku dvoranu s 35 okruglih stolova, odvijaju se naizmjenično u plenumu i u radnim skupinama („circuli minori“) od 10 do 12 osoba. U koordinaciji generalnog tajnika Biskupske sinode kardinala Maria Grecha i glavnog izvjestitelja sinode o sinodalnosti kardinala Jean-Claudea Hollericha te uz sudjelovanje vlastite komisije, konzultiranih teologa i drugih stručnjaka kao i samih članova Sinode, za kraj se priprema sažeto izvješće o višetjednim savjetovanjima.

Kako je u četvrtak 5. listopada najavio predsjednik Komisije za informiranje XVI. Opće redovite skupštine Biskupske sinode Paolo Ruffini, privremeni rezultati radnih skupina neće biti objavljeni na kraju prvog tjedna konzultacija. Bit će predstavljeni isključivo na plenarnom zasjedanju Sinode i u pisanom obliku proslijeđeni Tajništvu Biskupske sinode i uključeni u pripremu konačnog sažetog izvješća Sinode. Ruffini se osvrnuo na riječi pape Franje koji je dan ranije zamolio novinare da se tijekom sinode „suzdrže od javnog govora“.

Na općim skupštinama redovito sudjeluje i sam papa Franjo s kojim se sudionici Sinode imaju prigodu susresti i porazgovarati, dok u radnom dijelu radnim skupinama pomažu stručnjaci. Tako je i biskup Petar Palić imao prigodu za kraći susret s papom Franjom.